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労務管理システムでバックオフィス業務を効率化

スマホをチェックする男性

近年「働き方改革」が様々な業種で話題になり、ITを活用した業務の効率化省力化が求められています。総務、経理、会計といったバックオフィス業務は、労務管理システムで効率化できる可能性があるのをご存知でしょうか?クラウドやネットワークを活用することで必要な情報を簡単に集めることができます。必要な情報を従業員にメールやウェブ上で入力してもらい、データ化することで書類作成や労務管理を楽にすることができます。
労務管理システムの活用シーンは、その名の通り従業員の出社退社時刻の管理が一つに挙げられます。チェーン展開している会社などでは、遠方の社員の状況も本社で把握することができます。残業過多になっていないか、業務量は適切なのかといった部分も知ることができます。
労務管理においては多彩な活用法が期待できます。従業員の入社退職や、保険への加入、家族状況の変化などに柔軟に対応できます。それぞれに必要な手続きをシステム上にまとめておけば、スムーズに対処でき、従業員にもどのような書類が必要なのか公開しておくことで業務を効率化できます。
労務管理システムを導入すれば、バックオフィス業務はITの効果を大きく得られる部門となります。紙ベースや手書きの煩雑さから解放されるチャンスです。

労務管理システムで手間暇を削減し健全化も目指す

労務管理システムを導入していない企業はまだ多くあります。新しいシステムを入れるとその分の経費の心配、覚えるための手間などを心配しているかもしれませんが、それは杞憂です。今や専門知識などなくても、ユーザーが使いやすいように画面は考えられています。
何よりシステム導入の経費もクラウド型ならば、自社で買い上げるわけではないので、安価で導入可能です。それに、初期費用、維持費がかかるとしても、それよりも多くの時間短縮が出来、総合的にはメリットの方が多くなります。日々の勤怠管理一つとっても、上司に個別に遅刻・早退申請・休暇取得申請などをしてきたことも、数分単位で可能になります。
承認も、労務管理システム側から可能なので、上司・部下双方時間の無駄が無くなります。本来、休暇取得申請は社員の権利として存在していても、なんとなく申請しにくかった会社でも、勤怠管理システムを通すことで気軽になります。
システム化するという事は、数値の収集も容易です。
そこから全体の労務管理の分析もしやすく設計されているので、会社全体の状況を把握するのにも役立ちます。特に会社ぐるみで働き方改革を目指しているなら、労務管理の手間暇を減らして会社全体で健全化を図れるのも、システムのメリットです。

タイムカードから労務管理システムに替えるメリット

従業員の労務管理に関わるさまざまな業務の中でも、従業員の就業状況を把握するための勤怠管理には煩雑な作業を伴うのがこれまでの常識でした。タイムカードを使用していた従来の勤怠管理のやり方では労務管理担当者の負担が大きく、多人数の担当社員雇用による人件費増大に多くの企業が悩まされていたのです。そうした状況を改善しようという目的でタイムカードによる管理を廃止し、勤怠管理システムを導入する動きが企業の間で広がっています。勤怠管理システムはタイムカードを使わずにコンピュータを利用し、打刻や勤務時間の管理を完全デジタル化するシステムです。
最近では社員に持たせるスマートフォンのアプリにインストールし、外出先から使用できるようにするタイプの勤怠管理システムも登場しています。タイムカードで管理していた時代には外回りに出る社員でも会社に戻らないと打刻できませんでしたが、スマートデバイス対応の勤怠管理システムなら外出先での打刻が可能です。
このような勤怠管理システムは従業員の負担を軽減するだけでなく、勤怠状況を管理する労務管理担当者の作業工数も大幅に削減できるメリットがあります。給与計算システムとの連携が可能な勤怠管理システムを導入すれば一連の業務が簡略化され、人件費の節約につながるのは間違いありません。


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